Съставяне на документи за персонала, техния вид. Какви са поръчките за персонала?

Независимо от естеството на дейността, всякаорганизацията работи с хора. Необходима е юридическа регистрация на служителите на всички етапи на трудовите отношения. Съставът на документите за създадения персонал в тези случаи включва много различни видове документи, разпоредби и лични данни.

Работодателят е длъжен не само да извършва компетентнодокументи за регистрацията на персонала, но също така организират тяхното съхранение, прехвърляне в архива и, ако е необходимо, унищожаване. Всички тези действия трябва да съответстват на действащото законодателство.

Какво е включено в състава на документите за персонала

Всички етапи на движението на служителите трябва да бъдат отразени в съответните документи. Съставът на документите за персонала, отразяващи движението на персонала, включва следното:

документи, свързани с търсенето и набирането на персонал;
документи, отразяващи текущата дейност на служителите;
нормативни актове, регламентиращи трудовия процес и отношенията с персонала;
различни поръчки за персонал, издадени в обща форма и обединени;
документи, които включват лична информация за служителите;
архивни документи за персонала;
лични счетоводни документи и въпросници;
други видове документи за персонала.

Правила за регистрация на документи за персонала

Персонал и секретарски персоналпредприятията трябва да помнят необходимостта от издаване на лични документи в съответствие с изискванията на закона. Правилата, предвидени в нормативните актове на предприятието, не трябва да противоречат на по-високите поръчки.

Правилно изпълнение на документи на личниСъставът на предприятието е посочен в съответната инструкция. В него с примери и препратки трябва да бъдат посочени всички нюанси на фиксиране на хартиената работа с персонала. Този нормативен акт се издава и одобрява от ръководството на организацията и има неопределен характер.

Личните документи могат да се издават както велектронни и на хартиен носител. Ако текстът е написан на ръка, е необходимо да следите точността на ръкописа и да се опитате да не го правите. Всяка поправена грешка трябва да бъде потвърдена от печат на организацията и удостоверена с подписа на мениджъра.

Документите за регистрацията на персонала често носяттайна природа, тъй като съдържат лична информация, защитена от закона. Работата с тях е разрешена само строго дефиниран кръг от специалисти.

Поръчки за персонал

В документите на персонала има два вида поръчки:

нареждания на предприятието за основната дейност, но по отношение на работата на служителите;
поръчки за персонала на фирмата.

Те се различават по начина, по който са проектирани, в редодобрение, подписване и публикуване. Освен това, с поръчки на персонала, отделът за персонала обикновено работи. Те също се съхраняват там, отделно от другите документи. Такива поръчки са включени в документите за персонала на организацията.

Повечето от личните поръчки саунифицирани форми. Удобството на работа с такива форми предполага тяхното единство за фирмата. Задължителното използване на стандартизирани формуляри обаче се предписва само на държавни структури и бюджетни организации. Предприятията с различна форма на собственост може да не спазват тези правила.

Сред личните поръчки се срещат най-често:

заповеди за допускане и уволнение:
нареждания за прехвърляне и прехвърляне;
пътни поръчки;
поръчки за всички видове отпуски;
нормативни актове по атестация, обучение и усъвършенстване, и др.

Всяка заповед на персонала се връчва на вниманието на служителя, за когото се отнася. Ако служителят не подпише документа по някаква причина, за това се изготвя акт.

Всички лични поръчки трябва да преминатзадължителна регистрация в специално списание. В този случай, те се зададе номер, който показва, че те поставят по сметката, както и тяхното изпълнение се следи. Копие от заповедта е задължително подават в личен въпрос, оригиналният документ се съхранява отделно за една година, след това или изпратено до архивите или унищожени.

Документи на предприятието относно персонала

Във всяка организация, в зависимост от форматасобственост и други характеристики, ще бъдат създадени различни документи за персонала на предприятието. Техният списък трябва да бъде даден в инструкциите за водене на управлението на документацията за персонала.

Най-често това е:

таблицата за персонала;
списък на позициите;
трудови книги и празни форми на трудовия дневник;
копия на лични документи на служителите;
документи на лични архиви и персонални досиета на персонала;
официални и други инструкции и трудови договори на служителите;
нареждания или нареждания относно служителите на предприятието по отношение на основната дейност;
документи за работата на атестираната комисия;
указания и други документи за обучение и последващо обучение;
документи за празници, трансфери и командировки;
различни поръчки или поръчки на персонал;
Бележки, изявления и длъжностни характеристики на служители и др.

Всяка фирма самостоятелно определя необходимите типове документи за персонала, както и начина, по който те се създават и съхраняват.

Регистрация на личен файл

Най-важната и пълна информация за служителясе записват в личното му досие. Съставът на документите и особеностите на тяхното придобиване се определят от всяка организация самостоятелно и трябва да бъдат предписани в нормативния документ. Можете да поставяте копия на документи в директен и обратния ред или да ги групирате по групи.

Личните дела могат да се провеждат като мнозинствослужители на организацията и изключително на лидери и водещи експерти. На практика обаче повечето организации предпочитат да разполагат с набор от документи и друга информация за всеки служител, независимо от неговата позиция и статут.

Категории документи и техните копия за съхранение в личното досие на служителя:

въпросник или лична брошура служат за съчетаване на основна биографична информация;
копия на документи за самоличност и потвърждаване на образованието и квалификациите - паспорт, диплома, удостоверения и удостоверения;
копие от трудовия дневник;
заявление за допускане, трансфер и други;
копия на всички поръчки за служителя;
копие от трудовия договор;
други лични документи.

Всеки служител има отделна папка,в който са вписани изброените документи и техните копия. Личните файлове се съхраняват отделно от другите документи на персонала. Те съдържат лични данни и следователно не трябва да бъдат достъпни за неоторизирани лица.

Лична карта: как да кандидатствате?

Единната лична карта на служителя е задължителна за всички фирми, независимо от формата на собственост. Това е основният документ, предназначен за сметка на работниците на организацията.

Личната карта съдържа цялата основна информация заработник. Напълнете го обикновено на ръка, но е позволено да се направи основна информация с помощта на технологията. Личната карта се съхранява през цялото време, когато служителят работи в организацията. При зареждането на секцията се изписва и поставя вложка.

Когато попълвате лична карта, обърнете вниманиекъм референтните кодове. Те са посочени отдясно на тези таблици, информацията, в която са обединени. Информацията в тези раздели трябва да съответства на класификаторите и другите нормативни документи.

Личните карти ще се съхраняват отделноот други лични документи, в сейф или в метален килер с ключалка. Този документ съдържа лична информация и подлежи на стриктно счетоводство. Когато служителят бъде уволнен, се прави подходящ запис и личната карта се обработва за архивно съхранение.

Учебник: регистрация и съхранение

Работната книга е документ, който потвърждаваопит, стаж и длъжност на служител. Неговото управление е задължително за всички. Стартира се в началото на работата и след това придружава човек до пенсиониране.

Задължение за закупуване на празни формуляри и вложкитрудовата книга се носи от счетоводната служба на организацията. Служителите я съхраняват в сейфа си и ги предоставят на персонала при поискване. Това се прави в съответния профил. Администрацията не се препоръчва да приема формуляри от работници и чисти подложки на работни книги с неизвестен произход.

Работната книга винаги е написана на ръка. Записите се правят с химикалка със синя мастило. Ако е имало грешка, то трябва да бъде поправена и потвърдена с подписа на администрацията и печат на организацията. Всички вписвания трябва да отговарят на законите и подзаконовите актове.

Дръжте трудовите книги отделно от другитедокументи, в сейфа. Забранено е да се предоставят на служители и особено на трети лица. Ако служител на организацията трябва да получи информация за записите в този документ, копие от всички страници е направено, след това те са зашити и всяка страница е подпечатана. След уволнение работна книга се връчва на служителя на същия ден.

Оперативно съхранение на лични документи

Правилно съхранение на документите от персонала- една от основните задължения на служителите в услугите за персонала. Информацията, която се съдържа в тях, се отнася до категорията на личните и не подлежи на оповестяване. В допълнение, съхраняваните и обработени такива документи трябва да отговарят на специални условия.

Преди подписването на трудовия договор от бъдещетослужителят е длъжен да вземе писмено разрешение за обработката на лични данни. Копие от този документ се подава в личен файл или в отделна папка.

Всички документи, свързани с лични данни, трябва да бъдатсъхранявани отделно от общите ценни книжа. Достъпът до тях се допуска само до специалисти по човешките ресурси и първи ръководител на организацията. На трети страни и организации е строго забранено да се разкриват личните данни на служителите. Изключението се прави от съдебните и прокурорските органи, които отправят официално документирано искане.

За съхранение на лични документиотделна номенклатура на случаите. Папки и кутии с документи се поставят в заключващи се шкафове. Желателно е да се изолират от пряка слънчева светлина и висока температура. За голям брой документи е препоръчително да се предвиди специална стая.

Личните файлове, въпросници и лични карти се съхраняват онлайн, докато организацията сътрудничи с конкретен служител. След уволнението те се изпращат до архивното хранилище.

Поръчките за персонал се водят за една годинаслед тяхното публикуване. Официалните и други инструкции са неограничени, докато не бъдат анулирани. Графикът на персонала, както и графикът на празниците се публикуват ежегодно и се съхраняват в отдела за персонала или в счетоводната служба една година след приключването на действието.

Архивиране на документите за персонала

След края на срока на оперативното съхраняванеданните за персонала се изпращат в архива на документите за персонала. Тя може да бъде подразделение на организация или външен човек, по-често държавна организация.

Списъкът на документите, подлежащи на дългосрочно архивно съхраняване, е както следва:

Лични файлове, въпросници и лични карти на уволнени служители;
нетърсени трудови книги и свободни листа;
поръчки и поръчки за персонал с изтекъл срок на годност;
дневници за записване на движението на документи на персонала;
таблицата за персонала;
разписания на празниците;
други документи, чиято необходимост от съхранение е предвидена в законодателството или в комисията.

Документите в архива се издават от служител или секретар по човешките ресурси. Възможно е да се съхраняват делата и другите документи за дълго време както в самата организация, така и по договор в специализирана институция.

Документи в папката за дългосрочно съхранениеСъздадена по дата, като се започне от най-ранната. Трябва да следите внимателно физическата сигурност на хартията и, ако е необходимо, да направите и да осигурите копие. Всички листове на кутията са номерирани и зашити, след което се съставя инвентаризация.

Папките с документи трябва да се поставят строгоред. В самата стая е необходимо да се поддържа оптимална температура и ниска влажност, както и да се избегне директна слънчева светлина. Стелажите трябва редовно да се почистват от прах и помещения с документи, които да се обработват от гризачи и други вредители.

Унищожаване на лични документи

Въпреки дългосрочното съхранение, документите са наперсоналът може да бъде унищожен. Преди тази процедура има среща на специалната комисия, която колективно решава относно по-нататъшната съдба на личните документи.

Унищожаването винаги се извършва стриктно в инвентара, в присъствието на всички членове на комисията. Това може да бъде изгаряне, унищожаване чрез смилане, пресоване и други методи.

Съставът на личните документи е многостранен и разнообразен. Служителите на услугите за персонала и управлението на предприятията трябва да знаят как правилно да ги регистрират, съхраняват и унищожават.