Електронна система за управление на документи (EDS): какви са характеристиките и препоръките

Преди няколко години електроннатациркулацията на документи се говори за светло бъдеще. Днес те вече се използват активно в частни и държавни предприятия. Но най-важното е, че търсенето непрекъснато расте на SED. Каква е системата за управление на електронни документи и как работи, нека разгледаме примера на системите, работещи в Руската федерация.

предпоставки

За да се разбере по-добре как функционира програмата EDS, е необходимо да се разгледат основните понятия и задачи. Ключовите фактори са факторите, които определят избора на конкретна система.

Ако организацията може да функционира при условиянеформално управление, тогава няма нужда от обръщение на документи. С навлизането на бизнес процесите е необходимо да се управлява механизмът чрез организирана документация. Ако не се занимавате с ценни книжа своевременно, те ще започнат да се натрупват и да се изгубят.

Като алтернатива на хартиените носителиИзползва се специална схема за съхраняване на файлове на сървъра. Но няма и дълга продължителност. С нарастването на обемите на компанията се увеличава необходимостта от съхраняване и синхронизиране на информацията.

Налице е дилема: Дали да се използва за съхранение на информация старите носители на хартия или ERMS. Важното е електронната система? Увеличете ефективността на организацията.

Икономически ефект

Ефективността може да се увеличи по два начина: намаляване на разходите или увеличаване на резултата. Документите на ERMS могат да постигнат две цели наведнъж. Това означава, че въвеждането на системата позволява на организацията да харчи по-малко, но да печели повече.

Намаляването на разходите се осъществява чрез намаляване на разходите за хартия, непродуктивно време, ускоряване на обмена на информация, промяна на корпоративната култура.

Да се ​​оцени ефективността напредоставя програмата SED, трябва да изчислите разходите за работно време за подготовката на хартиената документация. Според оценките на консултантските компании тези операции заемат 20% от работното време. В системата на руската бюрокрация това отнема още повече - 60% от времето. Прилагането на ERMS ще намали тези разходи най-малко 10 пъти.

Работа в офиса и обръщение на документи

Тези два термина са взаимосвързани. Работа в офиса - това е термин, който обозначава формален набор от правила за работа с документи. Някои ERMS системи могат да бъдат персонализирани за работа в офиса, но също така съществуват и системи, въз основа на които вече се оформя работата в офиса.

Документът е единица за съхранение на информация вSED. Циркулацията на документи се формира от различни източници: други системи, приложения, електронна поща, но преди всичко от сканирани носители на хартия. Следователно, скенерите и друго оборудване са неразделна част от SED. Системата съхранява всички документи, поддържа историята си, осигурява движение за организацията и осъществява бизнес процеси с тях.

На такава основа има решение, инструкция и ред на SED. Чрез тях и управлявани от организацията. Всеки документ е снабден с "сертификат". Наборът от полета във формата зависи от вида на документа. В системата информацията се съхранява като база данни за всяко поле на такава карта.

Функции и задачи на SED

Работната програма е разработена така, че да разрешава такива проблеми:

• систематизиране на работата с документи.
• създаване на документи по шаблони, регистрация на съхранение;
• автоматизация на счетоводството;
• класификация на документите.

Нека разгледаме подробно функциите на ERMS. Работната програма се използва за:

• създаване на карти.
• текста на документа;
• съхраняване на данни във формат pdf или ms word;
• Управление на потребителски права за достъп;
• създаване на маршрути;
• управление на движението на документи;
• разпространение на известия, напомняния;
• поддържане на списания, справочници, класификатори;
• формиране на инструкции;
• търсене и подписване на документи;
• изготвянето на доклади.

Сред системните функции са:

• отдалечена работа с документи;
• използване на СУБД за съхранение на данни;
• едновременна работа със SED;
• сигурност чрез сертификати, баркодове и персонализация.

Предимства и недостатъци

Преминаването към EDS има повече предимства отнедостатъци. Въпреки това, правилно организиран проект може да унищожи всички предимства на автоматизация. цели за изпълнение EDMS трябва да бъдат постижими. Предимствата включват:

• централизирано структурирано съхранение на информация;
• същият подход към създаването и обработката на документи;
• използване на шаблони;
• търсене;
• достъп до одита.

Недостатъците включват високи първоначални разходи и стриктна работа по обучението на потребителите.

Процеси на обработка на документи

При EDS преминава електронният поток от документиредица етапи, през които документът има определени свойства. Обработката се извършва ръчно и автоматично. Във втория случай посочвате:

• условия на преход между етапите;
• разделяне на маршрута;
• цикли на обработка;
• начални подпроцеси, таймери, процедури за обработка;
• потребителските роли са дефинирани.

Видове лечение:

• Създайте документ.
• Редактиране.
• Преименуване.
• Преместването.
• Пестене.
• Индексирането.
• Изтриване.

Разходи за EDS

Циркулацията на документи не може напълнобез лиценз, сървъри, пълно настройване и обучение на всички потребители. Всеки от тези елементи изисква много пари. Освен това не трябва да забравяме интегрирането на SED с други системи, актуализирането на бази данни и софтуера, консултирането на техническата поддръжка и други разходи за поддръжка.

Въвеждане на SED

Изпълнението на проекта може да отнеме няколко годинимесеца. Процесът зависи както от броя на документационните процеси, така и от финансовите, организационните и ресурсните възможности. Изпълнението се извършва в съответствие със следния алгоритъм:

• създаването на работна група, определянето на лидер;
• определяне на цели и цели;
• проверка на съществуващите процеси на документация;
• разработване на технически спецификации;
• избор на SED;
• сключване на договор за изпълнение на EDS;
• разработване и одобряване на трудовите разпоредби;
• проверка на първоначалното попълване на директории;
• предварителен EDS тест;
• обучение на персонала;
• тест за внедряване на SED;
• анализ на резултатите от теста;
• коригиране на грешките;
• пълното прилагане на SED.

Грешки при внедряването

Особено внимание следва да се обърне на тези процеси,които се нуждаят от хартиен документ. Основната грешка е дублирането на хартиен документ с електронен документ. Това усложнява работата и предизвиква негативно отношение към автоматизацията. Никой не плаща за двойна работа. Необходимо е да се изградят процеси на автоматизация без дублиране. Втората грешка е неподготвеността на персонала. По-често новите процеси се възприемат като враждебни. Поради това е необходимо да се обяснят на служителите защо EDS се прилага изобщо, така че съзнателно да се приближи към учебния процес.

Технологии за съхранение на документи

В EDS електронен работен процес се състои отатрибути, въз основа на които се извършват търсенето, класифицирането, групирането и изграждането на отчети. Понякога се създава документ от шаблон, понякога чрез прехвърляне на данни от база данни. Атрибутите се съхраняват в таблици. Самият файл се поставя в папката за съхранение, информацията от нея в директорията на DBMS. Достъп до данните се получава само от потребители на системата ERMS.

Какво представлява поточното сканиране?

Поточно обработване на документи с последващиизвеждайки в архива на пробите се извършва с помощта на скенери. По време на процеса на сканиране може автоматично създаване на баркод на документа и неговата регистрация в базата данни и след това да се съсредоточи върху даден маршрут.

Оптично разпознаване на текст

Тази система за управление на електронни документи SEDпреобразува електронно изображение на документ във фотографски или JPEG формат в текстов формат. В същото време специален софтуер се използва като самостоятелно приложение или интегриран ESCOM.BPM в ERMS. Какво представлява ESCOM.BPM? Това е програма за разпознаване на документи, написани с различни шрифтове. Трябва да се отбележи, обаче, че самостоятелните приложения имат повече възможности и дори разпознават ръкописен текст.

Бързо кодиране

Тази технология осигурява комплекспроцедури за създаване и изчертаване на графичен баркод върху документа. Уникален баркод се създава чрез системния сървър. Той също така осигурява идентификация на документа, бързо търсене в базата данни и разпространение в местата за съхранение. При регистриране на документ върху етикета се отпечатва баркод, съответстващ на идентификационния номер на електронната карта. Той е залепен на хартиената версия на документа.

EDS

Електронният цифров подпис позволявауверете се, че документът е правилен и данните са непроменени. Подписването се извършва с помощта на доставчик на крипто и ключ за софтуерен сертификат. Последният е файл в специален формат, който се регенерира в центъра за издаване на лицензи. За да се гарантира безопасността на информацията, трябва да съхранявате сертификата на ключове с интелигентна карта или I-Token. Те са защитени с ПИН код. Ако PIN кодът е въведен няколко пъти неправилно, сертификатът ще бъде автоматично блокиран.

Пълен текст и търсене на атрибути

Търсенето на атрибутите се извършва чрез специалнаФормулирайте няколко стойности от полетата на картите. Например, критерият "Контрагент" осигурява търсене на данни в полето "Получател" или "Изпращач". В този случай системата сравнява въведените критерии с данните в картите и вмъква в резултата тези карти, за които са минали мачовете. Търсене се извършва, като се взема предвид точното или частичното съвпадение.

Търсенето на цял текст се извършва в съответствие с данните всамия документ, включително формуляри за думи чрез вградени инструменти за DBMS, като например MS SQL SERVER, ORACLE. За пълно търсене, файловете трябва да бъдат въведени в базата данни във формат на документ (doc), таблици (xls), презентации, съобщения.