Легенда в листа с часове. Как да попълните графиката за време (примерно)
Работното време и счетоводството му са важникомпоненти на всяка организация, която ви позволява да наблюдавате дейността на компанията и служителите на дисциплината. За да се опрости тази процедура, беше разработен специален формуляр - график. Съществува както в хартия, така и в електронна форма. И всеки от видовете има свои собствени нюанси в пълнежа.
Кой попълва часовника
Всяка организация назначава лице, отговорно за товаводене на график за времето, въз основа на спецификата на дейността и броя на персонала. Ако организацията е малка и цялата работа се извършва в офиса, тогава инспекторът на персонала, счетоводителят или друго упълномощено лице планира назначаването на служителите.
В случай, че предприятието има няколкообекти, много по-лесно е да се поставят служители директно на основата на тяхната работа. В този случай това задължение се възлага на капитана или на ръководителя на отдела по отделна поръчка или е предвидено в трудовия договор.
Алгоритъм на работа с картата за отчета
На първо място, необходимо е да знаете товаВсяко предприятие трябва задължително да има редовен (т.е. хартиен вариант) часов лист. Можете да отпечатате формата си или да го поръчате от принтера.
Има две одобрени форми: T-12 и T-13. Тяхната разлика е, че в първата се отчита не само работното време, но има и графики за изчисляване на месечната работна заплата. Те се попълват по една схема, а именно всеки месец от първия ден те откриват нова отчетна карта. Необходимо е да попълните полетата:
- Име на фирмата (по учредителни документи), сериен номер и дата на попълване.
- Период, на който е отворена картата за отчета.
- Брой последователни числа на персонала и техните данни от лични карти.
Останалите данни се въвеждат в рамките на един месец, а завършването на частта, свързана със заплатите, остава на счетоводителя.
Легенда в листа с часове
За по-бързо и по-лесно попълване на часовия листбеше разработена и одобрена система за означаване. Те отразяват начина на работа и почивка и други нюанси. Има 36 обозначения. Но понякога това число не е достатъчно, за да се покаже точно цялата информация за служителя.
име | Обозначение на буквите | Цифрово обозначение | |
1 | Дневно и вечерно работно време | аз | 01 |
2 | Нощно време | Н | 02 |
3 | Работа в почивните дни и почивните дни | RP | 03 |
4 | извънредно | с | 05 |
5 | Бизнес пътуване | K | 10 |
6 | Основен отпуск | от | 14 |
7 | Допълнителен отпуск | ОД | 15 |
8 | Отпуск за обучение | в | 16 |
9 | Намалено време за студенти | HC | 17 |
10 | Допълнителен учебен отпуск без заплащане | UD | 18 |
11 | Отпуск по майчинство | R | 19 |
12 | Отпуск за отглеждане на деца (с частично плащане) | Точки | 20 |
13 | Отпуск за отглеждане на деца (неплатен) | резервен | 21 |
14 | Неплатен отпуск | до | 22 |
15 | Неплатен отпуск по установени със закон причини | OZ | 24 |
16 | болница | B | 25 |
17 | Неплатена неработоспособност | т | 26 |
18 | Работи по намаляване на часовете | Шампионска лига | 27 |
19 | Времето за престой (поради причини, които не са свързани със служителя) | SN | 28 |
20 | Неприсъствие по причини, установени със закон (със запазване на трудовото възнаграждение) | г | 29 |
21 | Без основателна причина | OL | 31 |
22 | Неработещи часове (ако работодателят е установил работа на непълно работно време) | NA | 32 |
23 | уикенд | в | 33 |
24 | стачки | ST | 34 |
25 | Отсъствия поради неясни причини | HH | 35 |
Таблицата показва най-често използванитенотата в графиката. По-подробно описание и пълен списък обикновено се поставят на първия лист на формуляра. Това улеснява навигацията в нотация и определя в коя ситуация да се постави в клетката.
Нормално попълване на формуляра
Попълването на график за часовете е трудна работа, която изисква внимание. Това може да се направи, като се използва например методът на непрекъснат външен вид и липса на външен вид.
В този случай данните се въвеждат във всяка колона. Символите показват както наличието на служители на работното място, така и тяхното отсъствие, като посочват причините. Също така е посочен броят на часовете, прекарани на работното място.
В самия доклад ще изглежда така: почивен ден, буквата "В" под 0, в работен ден, съответно "I" и на броя на часовете, например 8. По същия уикенд отбелязани различните причини за неявяване на работа, като се започне с пътуване и липсата на завършеност неясни причини.
Изчисляване на часовия лист в товаСлучаят е малко по-лесен, защото всички необходими числа и символи са пред очите ни. Това важи особено за специалисти с малък опит - така че те ще имат по-малък шанс да се объркат и да допуснат грешка.
Запълваме листата с ума
Съществува и метод за записване на отклонения. Използва се, когато времето е със същата продължителност, през целия период. В този случай се наблюдава само необичайни ситуации, т.е. отсъствие, извънреден труд, пътуване и така нататък. Н. При използване на този метод е много по-малко време се отделя, а крайният резултат е един и същ и в двата случая.
На листа изглежда така: в най-горния ред на таблично данни за отсъствие на персонала на работното място -, K, OT, HH, PR, B и др. В крайна сметка остава празен. След окончателните стойности за броя на нули не се губят времето, но остава само да изпълнява прости действия за същата продължителност на деня: преброя празните клетки в най-горния ред (този вид) и се умножи по броя на часовете.
Този метод е по - удобен за опитен персонал иСчетоводители. Също така, тя е подходяща за малки организации, където броят на служителите е малък. Ако ръководството ви не знае за по-проста система за проследяване на времето, тогава е време да го предложите на тях.
Поддържане на часовника на компютъра
В допълнение към хартиената версия има няколкод. Както бе споменато по-горе, таблиците трябва да се дублират без да се провалят. С това се гарантира, че данните за работата на служителите не се изгубват и тяхната надеждност се потвърждава (в края на краищата не винаги има възможност за използване на компютър).
Една от най-достъпните опции есъздаден в часовия лист за офис програми. Excel е подходящ за тези цели, както е възможно. Електронните таблици ви позволяват да създавате всякакъв вид и размер на документ. Също така, поради възможността за задаване на формули, обобщаването и изчисляването на междинните данни е много по-лесно.
Използване на специален софтуер
С недостатъчни умения за работа с електроннитаблици от служител или мениджър, може да бъде избрана друга подобна програма. Тогава листът за време ще изглежда като хартиен вариант. Това ще помогне за намаляване на времето, прекарано в работата с документа.
Трябва също така да се има предвид, че всеки от тяхпрограмата включва използването на лицензирани версии. При различни доставчици те естествено имат разходите. Например, програмата "Часовник на работното време" ще струва на потребителите от 1000 рубли. и по-високи - в зависимост от броя на персонала.
Друг плюс на такива комунални услуги е товаНе можете да попълните график за часове. За празно място с всички марки е лесно да се печата по всяко време. Тази функция е сигурна във всяка подобна програма.
За съхранението на документи
За какво е картата за отчета? Това е основата за отчитане на изчисляването на заплатите в тази или тази сума, както и основните доказателства, че служителят е бил на работа и изпълнявал своите задължения. Без съмнение този документ е много важен за всяка организация.
Тогава колко е съхранявана тази форма? Списанието за часовете трябва да се съхранява през цялата година. Това е установено със закон, и такива норми трябва да бъдат спазвани.
Ако загубите вече затворената карта с отчети, не я повдигайте.паника. Тя винаги може да бъде възстановена от други документи. За тази цел се използват обяснителни бележки, болнични листове, информация за пътуванията, график за почивка и т.н. Всичко, което потвърждава и обяснява липсата на човек на работното място, може да се приложи при възстановяване на данни.
Кой може да се нуждае от карта за отчета?
Този документ често се изисква за различни инспекции. Например, данъчната служба проверява присъствието си в организацията и правилността на попълването.
Липсата на отчетна карта дори в най-малката фирмаможе да бъде причина за доста голяма глоба. Същото се случва, когато се правят грешки при попълването на формуляри. Това важи както за изчисленията, така и за неправилното използване на символите.
Наличието на часовници е задължително. Те са необходими както за самата компания (счетоводство, дисциплина на персонала), така и за одиторски организации. И най-важното - правилно да приложите нота в листа с часове. След това можете да избегнете редица проблеми със служителите и надзорните органи.